Comment mobiliser les acteurs d'un projet SIRH?

Avis d'Expert par Dunja Wolff

27 mai 2015

Le management des parties prenantes, est, de notoriété publique, l’un des éléments clés du succès lors d’un accompagnement au changement, pourtant,  l’expérience montre qu’il est rarement mené de façon structurée durant un projet SIRH (ou autre). Son efficacité dépend généralement de l’appétence et du talent « naturel » du chef de projet pour ce type d’activités. Ceci explique que lorsque le management des parties prenantes n’est pas réalisé de manière rigoureuse, ce qui est le cas d’un certain nombre de projets, ce sont alors souvent uniquement les sponsors qui sont managés.  Dans le pire des cas, il est possible qu’il n’y ait plus aucun management des parties prenantes, avec pour résultat un faible niveau d’engagement sur le projet et une appropriation limitée du nouvel  SIRH de la part des utilisateurs.

 Quelques conseils pour structurer le management des parties prenantes :

  • Identifier les groupes de parties prenantes concernés par votre projet, ainsi que les principaux impacts / risques / bénéfices  attendus pour eux, et ce dès le début du projet. C’est l’objet de l’analyse d’impacts du projet ;
  • Identifier les  personnes  influentes dans les groupes les plus impactés par le projet (décisionnaires, leaders d’opinion, ressources clés, récalcitrants, voire opposants systématiques…) et cartographier leur positionnement vis-à-vis du projet ;
  • Identifier les positionnements que vous souhaiteriez voir évoluer et bâtir un plan d’action. L’intérêt principal de ce plan d’action est de préciser non seulement les actions à mener mais surtout qui est en charge de quelle action et sous quel délai ;
  • Inclure ce plan d’action dans votre plan d’accompagnement au changement, afin de garantir la cohérence du plan d’engagement des parties prenantes vs. les plans de communication et de formation ;
  • Revoir tous les mois la cartographie des parties prenantes et le plan d’action afin de constater de l’efficacité (ou non) des actions entreprises.

Afin de définir les actions qui peuvent être mises en place, il faut garder à l’esprit le fait que le levier de changement le plus efficace n’est pas de chercher à convaincre vos interlocuteurs, mais de les mettre en action. Par conséquent, impliquez-les dans le projet !

Vous pouvez commencer dès l’analyse d’impacts, en les incluant dans les interviews et/ou ateliers, poursuivre par des réunions d’information régulières ou des groupes de travail durant la phase de conception, demander à certains de participer aux tests utilisateurs, leur demander d’animer des réunions d’information vis-à-vis de leurs propres équipes au cours du projet, et pour finir solliciter leur retour d’expérience après le démarrage. Les projets regorgent d’occasions pour mobiliser vos interlocuteurs, adaptables à chaque culture d’entreprise ainsi qu’aux caractéristiques des intéressés.

Quel que soit le contexte, les points clés à garder à l’esprit sont :

  • S’assurer de n’oublier personne ;
  • Mobiliser vos parties prenantes régulièrement et les impliquer jusqu’à la fin du projet ;
  • Ecouter ce qu’elles ont à suggérer ;
  • Ne pas hésiter à revoir votre approche s’il s’avère qu’elle ne fonctionne pas ;
  • Utiliser toutes les opportunités possibles pour mettre en action vos parties prenantes durant  le projet.