Standardiser ses processus RH en 4 étapes

Avis d'Expert par André Catrou

21 mai 2015

La standardisation des processus RH est un objectif récurrent pour de nombreuses organisations internationales. Cette transformation apporte de nombreux avantages en permettant de réduire les coûts, en améliorant la gouvernance de l’organisation RH et en apportant plus de transparence sur ses processus. Dans la plupart des cas, cette standardisation s’accompagne d’une mise en œuvre d’un nouveau SIRH ou bien d’une externalisation d’une partie de la fonction RH. Ces deux projets sont parfois menés de front.La capacité d'une organisation à mettre en place des processus RH standardisés dépend de plusieurs facteurs dont voici les plus importants :

  • Une coordination du projet avec la stratégie globale de l’entreprise : la standardisation des processus RH est pertinente si la mise en place de processus standardisés est un objectif stratégique pour l'ensemble de l’organisation et non pas seulement pour les RH ;
  • Un modèle de gouvernance qui accepte cette standardisation : certaines organisations ont des entités locales qui peuvent résister efficacement à un projet de normalisation. Celui-ci peut être perçu négativement comme une perte de pouvoir en faveur des fonctions centrales et un obstacle pour atteindre les objectifs locaux ;
  • Une capacité d'investissement solide: les solutions SIRH et notamment Cloud demandent un investissement conséquent, sans mentionner le coût en interne de la transformation de la fonction RH ;
  • Le soutien du management : la normalisation des processus RH obtiendra le soutien des managers s’ils sont convaincus que leurs besoins seront pris en compte et que la nouvelle organisation permettra d’apporter plus de valeur ou simplifiera leurs activités.

Le dernier facteur est le plus important dans la réussite de ce type de projet. Les parties prenantes doivent être convaincues que la mise en œuvre des processus standardisés correspond à leurs besoins. Pour ce faire, il faut être en mesure de proposer des alternatives pour répondre non seulement aux besoins juridiques de chaque pays mais également aux souhaits éventuels de localisation. Chaque demande doit être traitée comme un business case. La meilleure question à se poser n’est pas « Est-ce aligné avec les processus standards? » mais plutôt « Est-ce que la solution standard peut traiter ce besoin? ". Si la réponse est non, l'adaptation locale est pertinente.

En dernier lieu, une stratégie de conduite du changement adéquate doit être mise en place pour impliquer les parties prenantes et pour soutenir les populations impactées par les nouveaux processus.

Pour résumer en quelques mots, lorsque vous souhaitez améliorer et normaliser avec succès un processus RH existant, suivez ces 4 étapes :

1. Planifiez à l'avance le projet de normalisation en procédant à une analyse de faisabilité ;

2. Recensez les exigences légales spécifiques à chaque pays et les besoins des différentes entités ;

3. Mettez en place une stratégie visant à impliquer les différentes parties prenantes ;

4. Adoptez une stratégie de conduite du changement. Un changement des processus est souvent plus difficile à mener qu’un changement de SIRH.

 

André Catrou

Consultant Senior